Impôts, factures, fiches de paie : devez-vous les garder et pour quelle durée ?

Pour les documents administratifs propres à votre carrière professionnelle, il est important de garder jusqu’à la survenance de votre retraite l’intégralité de vos contrats et certificats de travail, de vos fiches de paie, de vos attestations d’allocations sociales (chômage, RSA, …) et Pôle emploi, ou encore vos relevés d’indemnisation par l’Assurance maladie.

En effet, ces éléments peuvent se retrouver décisifs dans le cas où vos expériences professionnelles n’auraient pas été bien comptabilisées par votre caisse de retraite et n’aient pas donné lieu au versement du bon montant de pension de retraite. Par ailleurs, il est même conseillé de les conserver presque indéfiniment car, dans le cadre d’une pension de réversion par exemple, il peut être nécessaire de les reconsulter afin de bien calculer vos droits.

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Dans la même veine que les fichiers liés à votre vie active, ceux entourant votre vie personnelle comme le livret de famille, les contrats de mariage, les jugements d’adoption ou de divorce, doivent être conservés pendant la totalité de votre vie. Ils peuvent vous être demandés à tout moment pour apporter la preuve de la composition de votre foyer familial, notamment dans le cadre d’une réduction d’impôts ou dans le déblocage d’allocations familiales par exemple.

Concernant votre situation fiscale, vos déclarations de revenus, vos avis d’imposition et tous vos justificatifs ouvrant droit à un crédit/diminution/réduction d’impôts doivent être gardés au minimum 3 ans (délai classique du droit de reprise de l’administration fiscale).

Il est vivement conseillé de garder plusieurs années tous les éléments encadrant la relation avec votre banque, surtout s’ils concernent l’utilisation de votre compte-courant (conventions de compte, relevés mensuels, impayés), des produits souscrits (livrets d’épargne, supports d’investissement, assurances…) ou des litiges. On estime à 5 ans le délai nécessaire de conservation après clôture des contrats. Pour les prêts (consommation, immobilier), il est recommandé de ne conserver les documents que 2 ans après l’acquittement de la dernière échéance de remboursement.

Dans la même logique, il est préférable de garder tout justificatif associé à un contrat d’assurance pendant au moins 2 ans après son achèvement. Pour les assurances-vie, la période de conservation s’étend sur toute la durée de vie du contrat, et s’étend même jusqu’à 10 ans après clôture pour celui nommé au titre de bénéficiaire. Il pourrait avoir à prouver un jour à l’administration fiscale son bon statut de bénéficiaire.

Concernant votre situation d’hébergement, il recommandé aux locataires d’un logement vide ou d’un bien immobilier meublé de détenir jusqu’à 3 ans après la fin du bail tous les documents qui faisaient acte de l’occupation dans cette habitation : les états des lieux d’entrée et de sortie, les baux, les quittances de loyer, les relevés de charges, …

L’acquisition d’un logement constitue une étape de vie importante formalisée par l’achat d’un bien de très grande valeur financière. Plusieurs pièces entourant cette obtention foncière doivent être conservées précieusement pour pouvoir faire valoir à tout moment ses droits de propriétaire occupant ou de propriétaire-bailleur. Voici une liste des éléments à garder :

• Acte de propriété : indéfiniment ;
• Attestation du paiement des charges de copropriété : 5 ans au minimum ;
• Procès-verbaux des assemblées générales (AG) de copropriété : 5 ans au minimum ;
• Factures pour petits travaux d’entretien ou de maintenance : 1 an à 2 ans ;
• Factures de travaux de gros œuvre : 10 ans au minimum pour la garantie décennale.

Avec l’évolution des échanges dématérialisés et la démocratisation de la signature électronique, les documents administratifs en format papier se font de plus en plus rares. Ils perdurent néanmoins et doivent, pour les plus précieux, être gardés à l’abri. Pour la grande majorité des particuliers, ces fichiers importants sont conservés à domicile au sein de pochettes ou dossiers dédiés, ensuite rangés dans des bureaux. Certains les enferment dans des coffres-forts physiques qu’ils possèdent chez eux ou en banque.

Pour les documents administratifs en format numérique, il est recommandé de toujours penser à les télécharger en local sur votre ordinateur personnel. Qu’ils aient été transmis par email ou sur votre espace client/utilisateur personnel. Pour ceux qui craignent que leur appareil informatique puisse présenter des risques, il est possible de protéger les pièces significatives en les enregistrant sur des clouds ou des coffres-forts numériques.