Quels sont les documents et pièces justificatives à fournir pour un dossier de location ?

Un dossier locataire complet est un dossier qui prouve l’identité et la solvabilité du candidat à la location. Parmi les justificatifs d’identité, sont autorisés les cartes d’identité, les passeports avec photo, les permis de conduire, les titres de séjour ou les cartes de ressortissant d’un État membre de l’UE. En ce qui concerne la solvabilité, l’objectif est de justifier des ressources équivalant au moins à trois fois le montant du loyer, charges comprises. Pour attester de cela, le candidat doit fournir les documents suivants :

• Un contrat de travail ou, à défaut, une attestation d’employeur ;
• Pour les étudiants, une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité pour l’année en cours ;
• Les trois derniers bulletins de salaire ;
• Le dernier avis d’imposition ;
• Les trois dernières quittances de loyer ;
• La taxe foncière et le titre de propriété si le dernier logement est la propriété du futur locataire.

Cette liste s’adapte selon la situation du futur locataire. Les étudiants doivent, par exemple, inclure au dossier leur avis d’attribution de bourse ou encore les justificatifs d’indemnité de stage. Les travailleurs indépendants doivent, quant à eux, fournir les deux derniers bilans comptables, un extrait K-bis pour les entreprises commerciales ou un extrait D1 pour les artisans. Les professions libérales doivent présenter leur carte professionnelle.

À savoir

Si vous louez en couple ou en colocation, chaque candidat doit fournir ses propres documents.

• Tout savoir sur la gestion locative d’un bien immobilier

Lors d’un projet locatif, si le recours à un garant est nécessaire, certaines pièces devront être ajoutées au dossier. À noter que ces justificatifs, ainsi que les droits et devoirs du garant, sont strictement encadrés par la loi. Celui-ci devra donc fournir :

• Une pièce d’identité en cours de validité ;
• Un justificatif de domiciliation (facture, quittance de loyer, taxe d’habitation, etc.) ;
• Une attestation de situation professionnelle (attestation d’employeur ou Kbis) ;
• Un justificatif de revenus (3 derniers bulletins de salaire ou bilans) ;
• L’acte de cautionnement, fourni par l’agence, signé.

À savoir

S’il a souscrit une assurance loyers impayés, le bailleur ne peut exiger un cautionnement sauf si le locataire est un étudiant ou un apprenti, conformément à l’article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989.

Le propriétaire bailleur a, lui aussi, des obligations en termes de pièces justificatives. L’investissement locatif est, en effet, strictement encadré par la loi de 1989. À l’entrée du locataire, le bailleur doit lui fournir :

• Le bail de location ;
• Une notice d’informations qui recense les droits et devoirs de chaque partie ;
• Le dossier de diagnostics techniques qui inclue le constat de risque d’exposition au plomb, le diagnostic amiante, l’état de l’installation intérieure d’électricité et de gaz si celles-ci ont plus de 15 ans, l’état des risques et pollutions et le diagnostic bruit ;
• L’extrait du règlement de copropriété ;
• L’état des lieux d’entrée ;
• Et l’inventaire du logement s’il s’agit d’un meublé.

Pendant toute la durée de la location, le bailleur doit également faire parvenir à son locataire, les appels et quittances de loyer, les régularisations de charges et les augmentations de loyer. Enfin, à la date de résiliation du bail, il devra lui fournir l’état des lieux de sortie et restituer le dépôt de garantie.

Comme son nom l’indique, le dépôt de garantie est une garantie. Il s’agit d’une assurance pour le bailleur contre les éventuelles défaillances du locataire comme un défaut de paiement, d’entretien, etc. En revanche, il doit impérativement conserver sa nature de garantie et ce, jusqu’au dernier jour du bail. La caution n’est pas obligatoire, sauf si elle est mentionnée dans le contrat de location, conformément à l’article 22, alinéa 1 de la loi de 1989.

Son montant représente généralement 1 mois de loyer hors charges, mais peut aller jusqu’à 2 mois dans 3 cas de figure :

1. Si le logement est meublé ;
2. S’il fait partie d’un réseau HLM non conventionné avec un loyer payable en fin de mois ;
3. S’il est conventionné APL hors secteur social.

En revanche, si le loyer est payable d’avance et pour une durée supérieure à 2 mois, aucun dépôt de garantie ne peut être réclamé. À savoir que le bailleur peut utiliser à sa guise la caution pendant toute la durée du contrat de location. Sa seule obligation est de la restituer entièrement au locataire, en cas d’absence de litiges. Cette restitution doit avoir lieu 1 mois après l’état des lieux de sotie si celui-ci est conforme à l’état des lieux d’entrée et sous un délai de 2 mois en cas de non-conformité. À noter que chaque frais imputé sur le dépôt de garantie doit obligatoirement être justifié par une facture, un devis, un constat d’huissier, etc.